Mailpolitik for Hvidovre Gymnasium & HF

På Hvidovre Gymnasium & HF lægger vi vægt på tilgængelighed – også per mail. Når vi sender e-mails til hinanden internt på skolen, kan vi som absolut udgangspunkt forvente svar inden for to arbejdsdage, så hverken elever eller personale forsinkes unødigt i deres arbejde. Selvom tilgængelighed er vigtigt, er trivsel og reduktion af stress det også. Det er ikke altid, at man kan svare fyldestgørende i løbet af kort tid, men inden for 48 timer giver man en bekræftelse på, at man har set beskeden og vil vende tilbage. Det er vigtigt at understrege, at personalet ikke er forpligtet til at læse og besvare mails i weekender og ferier, og mails sendt efter kl. 18 om aftenen kan ikke forventes læst før næste arbejdsdag.

I forbindelse med Persondataforordningen har ledelse, sekretærer og studievejledere fået sikker mail. Det betyder, at man som afsender kan være sikker på, at mailen kun kan læses af relevante modtagere, som ved, hvordan man behandler persondata forsvarligt. Al digital korrespondance, der indeholder fortrolige persondata, skal sendes via sikker mail, hvorefter data bliver opbevaret forsvarligt i skolens ESDH-system, DocuNote, så længe de er relevante for skolens behandling af sagen.

Skolens medarbejdere har kun adgang til de persondata, som er nødvendige for at støtte eleverne bedst muligt. I klassekonferencerne på Office 365 kommunikeres der udelukkende med det for øje. Det er kun relevante parter, der har adgang til klassekonferencerne, og al kommunikation foregår efter et princip om informationsminimering: Vi skriver kun den absolut nødvendige information, og personfølsomme data optræder aldrig i konferencerne. Klassekonferencen slettes, når klassen er dimitteret, og vi derfor ikke længere har behov for at databehandle. Al almindelig intern kommunikation mellem medarbejdere på Hvidovre Gymnasium & HF skal ske i Office 365; beskeder, der indeholder fortrolige persondata, skal sendes til administrationen/ledelsen via sikker mail.

I skoleåret 18/19 forgår kommunikation mellem elever og personale forsat via Lectio, men i skoleåret 19/20 rykkes al intern kommunikation over i Office 365. Elever, der har brug for at sende beskeder, der indeholder fortrolige persondata, henvises til at bruge skolens sikre mail. Der må under ingen omstændigheder sendes fortrolige eller følsomme persondata via Lectio, som i skoleåret 18/19 udelukkende bruges til skema- og eksamensfunktioner, samt til almindelig kommunikation i hverdagen.